Resumen: el registro retributivo es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño. Debe recoger información salarial de toda la plantilla de forma agregada y desglosada por sexo, con medias y medianas según la clasificación profesional aplicable.
¿Qué es el registro retributivo?
El registro retributivo es un documento de transparencia salarial que permite comprobar cómo se distribuyen las retribuciones de mujeres y hombres dentro de una empresa.
Su base legal está en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y su contenido se desarrolla en el Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
No debe confundirse con una lista pública de salarios individuales. El registro trabaja con información agregada para mostrar valores medios y medianos y detectar posibles diferencias retributivas.
¿Quién está obligado a tener un registro retributivo?
Todas las empresas deben tenerlo. El Ministerio de Trabajo señala expresamente que la obligación tiene carácter universal y que no existe una excepción por número de trabajadores.
Por tanto, no es una obligación reservada a grandes empresas ni a compañías con plan de igualdad. Una pequeña empresa con trabajadores también debe elaborar su registro.
Además, el registro debe referirse a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.
Qué debe incluir el registro retributivo
El Real Decreto 902/2020 exige reflejar los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos conforme al sistema de clasificación profesional aplicable.
Para cada agrupación deben mostrarse:
- La media aritmética de las retribuciones.
- La mediana de las retribuciones.
- La información desglosada por sexo.
- La separación entre salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales.
- La distribución por grupo profesional, categoría profesional, nivel, puesto o sistema de clasificación aplicable.
¿Cada cuánto hay que actualizarlo?
Como regla general, el periodo temporal de referencia del registro retributivo es el año natural. No obstante, debe modificarse cuando se produzca una alteración sustancial de cualquiera de los elementos que lo integran, de forma que siga siendo representativo de la situación retributiva de la empresa.
Esto hace recomendable establecer una rutina anual de revisión y conservar claramente identificadas las distintas versiones.
Participación de los representantes de los trabajadores
Cuando exista representación legal de las personas trabajadoras, esta debe ser consultada con una antelación de al menos diez días antes de elaborar el registro. La misma antelación se aplica cuando el registro vaya a modificarse.
La existencia o no de representación legal también afecta a la forma en la que las personas trabajadoras pueden acceder a la información del registro.
Registro retributivo y auditoría retributiva no son lo mismo
Es una de las confusiones más habituales.
- Registro retributivo: obligatorio para todas las empresas.
- Auditoría retributiva: forma parte del plan de igualdad y se exige a las empresas que están obligadas a disponer de dicho plan.
Por eso una pyme puede no estar obligada a realizar una auditoría retributiva y, sin embargo, sí tener que mantener su registro retributivo.
Cómo hacer el registro retributivo paso a paso
- Define el periodo. Normalmente será el año natural.
- Recopila la información salarial. Incluye salario base, complementos y percepciones extrasalariales.
- Ordena la plantilla. Utiliza la clasificación profesional que corresponda en la empresa.
- Separa los datos por sexo. El registro debe permitir comparar de forma agregada las retribuciones.
- Calcula medias y medianas. Deben aparecer ambas magnitudes.
- Consulta a la representación legal. Cuando exista, respeta el plazo previo establecido.
- Documenta la versión. Guarda fecha, periodo de referencia y cualquier modificación posterior.
¿Existe una plantilla oficial?
El Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Igualdad publicaron una herramienta de registro retributivo que puede utilizarse como referencia para elaborar el documento. También ofrecen una guía de uso y preguntas frecuentes.
La herramienta puede resultar especialmente útil para pequeñas empresas que todavía gestionan esta obligación mediante hojas de cálculo.
Qué relación tiene con otras obligaciones de RR. HH.
El registro retributivo forma parte de un conjunto de obligaciones documentales que una pequeña empresa debe tener controladas. Entre ellas están el registro horario, el protocolo frente al acoso y la política de desconexión digital.
Centralizar fechas, versiones y responsables reduce el riesgo de que estos documentos se queden desactualizados o dispersos.
Fuentes oficiales
- BOE — Estatuto de los Trabajadores, artículo 28.
- BOE — Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva.
- Ministerio de Trabajo — Herramienta de Registro Retributivo.
Preguntas frecuentes sobre el registro retributivo
¿Una empresa con cinco trabajadores tiene que hacerlo?
Sí. La obligación de disponer del registro retributivo no establece un tamaño mínimo de empresa.
¿Hay que incluir los salarios de cada persona?
El registro no consiste en publicar individualmente lo que cobra cada trabajador. La norma establece información agregada mediante medias y medianas, desglosadas según los criterios exigidos.
¿Hay que renovarlo todos los años?
El periodo de referencia general es el año natural y debe actualizarse cuando haya cambios sustanciales que hagan necesario reflejar una nueva situación retributiva.
Este contenido es informativo y no sustituye asesoramiento laboral o jurídico adaptado a la situación concreta de cada empresa.